Een tijdje geleden mocht ik voor de eerste keer bij mijn werkgever in een echte TV studio aantreden om een webinar op te nemen. Dat was een leuke en vooral erg leerzame ervaring. Dit blog gaat over de belangrijkste dingen die ik heb geleerd.

Wat is een webinar en waar kunt u het voor gebruiken?

Een webinar is een seminar maar dan online. Het doel van een webinar is om online kennis te delen met belangstellenden die zich van tevoren inschrijven. Dat kan bijvoorbeeld zijn voor een product demonstratie of voor het delen van kennis of voor een debat over een bepaald onderwerp. Het voordeel van online seminars is vooral dat bezoekers niet meer afhankelijk zijn van een fysieke locatie. Daardoor is het ook voor de organisatoren veel makkelijker om te regelen. Soms zijn de webinars live maar in veel gevallen kun je het ook bekijken als een filmpje op een website of via YouTube. Het webinar waar ik aan werkte is bedoeld om een on-demand, online training over privacy te geven. Dat houdt in dat mijn presentatie opgenomen wordt zodat een collega de presentatie op een tijd, plaats en medium van zijn of haar keuze kan afspelen. Op het scherm ziet het er dan zo uit dat een collega tegelijkertijd de slides ziet en mij ziet en hoort praten.

Dat u mij ziet en hoort praten in combinatie met informatie op de achtergrond, heeft tot gevolg dat ik een aantal dingen anders moest doen dan tijdens een presentatie op een seminar of congres. Maar er zijn ook wat overeenkomsten. Hieronder vind u een aantal zaken waarop u moet letten als u een webinar opneemt.

Voorbereiding is alles.

Net als bij een offline congres of seminar is voorbereiding alles. Het in elkaar zetten van de teksten is een klus die echt aandacht vergt, anders staat u een verhaal te vertellen wat niet overkomt. Bij video komt daar nog bij dat u veel duidelijker moet praten en veel meer nadruk moet leggen op de klemtoon dan dat u anders zou doen. Dit ondanks dat u een microfoon heeft. Mijn tip: neem er de tijd voor om u goed voor te bereiden. Niet alleen voor het in elkaar zetten van teksten maar ook om de video goed op te nemen.

Voor wat meer introverte mensen geldt dat het handig kan zijn om even te wennen aan jezelf zien op video. Want daar moest ik wel even aan wennen, met als gevolg dat de openingsscene vier keer opnieuw moest worden opgenomen omdat ik me versprak, verkeerd uitkwam met mijn ademhaling of me verslikte. Op zich is dat overigens niet heel erg, maar het kost wel tijd.

Neem de tijd, ook voor uzelf!

De tijd nemen geldt op een aantal manieren. Zoals gezegd kost het goed opnemen van een webinar tijd omdat het vaak niet in een keer goed gaat. Maar het opnemen van een webinar (of sowieso een video) is sowieso een inspannende bezigheid. Mijn tip is om ervoor te zorgen dat u de rest van de dag geen belangrijke afspraken heeft. Zeker als u net als ik introvert bent, heeft u tijd voor uzelf nodig om bij te komen van uw extraverte inspanning. En ik weet inmiddels dat zelfs extraverte verkopers na afloop van een video of webinar even tijd voor zichzelf nemen. Zelf ben ik na afloop van het webinar gaan sporten, maar ik kan moeilijk beoordelen wat voor u het beste werkt.

Alleen in de studio? Doe net alsof er publiek is.

Een van de moeilijkste dingen van in een studio zitten vond ik dat u daar alleen zit en dat u toch net moet doen alsof u voor een volle zaal presenteert. Mijn tip is om iemand in de studio naast de camera te zetten aan wie u het verhaal kunt vertellen. Dit werkt trouwens ook als u niet in een studio zit maar gewoon thuis of buiten voor een camera. Als u niemand heeft, dan kan het helpen om net te doen alsof. Met name voor introverte mensen kan dat trouwens heel goed werken. Of doe net alsof u het journaal presenteert.

Niet live? Neem het webinar in stukjes op.

Het gebruik van video biedt ook voordelen als u het webinar niet live opneemt. Een ervan is dat u de presentatie in stukjes kunt hakken of stukjes opnieuw kunt opnemen. Dat gaat bij een presentatie op een congres of bij een live webinar niet lukken. Zeker voor beginners kan het dus raadzaam zijn om niet gelijk ‘live’ te beginnen. Tegelijkertijd moet u ook uw tekst er op aanpassen. Want al die kleine stukjes moet u wel aan elkaar praten of ze moeten in ieder geval naadloos in elkaar over lopen.

Autocue? Pas uw tekst erop aan.

In mijn geval kon ik gebruik maken van een autocue, zodat ik de tekst niet hoefde te onthouden. Maar daar moest ik de tekst ook vooraf voor aanleveren. Mijn tip is om teksten vooraf al een aantal keer “droog te oefenen” want een tekst moet ook makkelijk uit te spreken zijn. Op die manier zorgt u er ook voor dat u een betere voorbereiding heeft en dat u minder werk heeft aan het opnieuw opnenen van een tekst. Geen autocue? Geen punt, een bord met talking points kan ook prima werken. Qua tekst is mijn tip is om uw zinnen zo kort mogelijk te maken. Op die manier kunt u ze makkelijker uitspreken en kunt u ook makkelijker een stukje opname afbreken als u erachter komt dat een bepaalde tekst niet loopt.

Conclusie

Een webinar opnemen kost tijd, voorbereiding en energie. Maar met een goede voorbereiding, korte zinnen, wat droog oefenen, en er vooral de tijd nemen kunt u ervoor zorgen dat het u goed afgaat. Dan is het uiteindelijk best leuk.

Als u wilt zien hoe een webinar in de praktijk kan werken dan is er op 22 mei een mooie gelegenheid bij de dames van Elle Office Support. Als u wat meer wilt weten over de rol van webinars in Social Media of als u meer wilt weten over mijn ervaringen met video, dan drink ik graag een kop koffie met u.

Trouwens, de foto komt van Sticker Mule. Ik vond hem op Unsplash.